Définitions SAP SIFAC

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ExpressionDéfinition
Accord-cadre Contrat conclu entre les pouvoirs adjudicateurs et des opérateurs économiques publics ou privés, ayant pour objet d'établir les termes régissant les marchés à passer au cours d'une période donnée, notamment en ce qui concerne les prix et, le cas échéant, les quantités envisagées.
Adresse budgétaire Elle est définie comme la combinaison de 5 axes du module FM: - le compte budgétaire (nature) - le domaine fonctionnel (destination) - le centre financier (structure organisationnelle budgétaire) - le fonds (origine de financement) - le programme de financement (convention, opération annuelle ou pluriannuelle)
Agence commerciale Objet du module d'administration des ventes situé au niveau 2. L'agence commerciale représente l'UB.
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Budgétisation d'une convention La budgétisation d'une convention permet d'augmenter les crédits disponibles sur le centre financier. Il existe dans SIFAC 3 types de contrôles budgétaires, permettant de contrôler le montant de l'exécution budgétaire par rapport au disponible. -Les contrôles réglementaires (disponible UB, chapitre et enveloppe des conventions RA) -Les contrôles optionnels (disponible sur l'enveloppe du CR et étanchéité de l'enveloppe du CR au sein d'une même masse) -Les contrôles propres à la convention
Canal de distribution Element obligatoire dans les documents de vente SIFAC. (contrainte due à SAP)
Centre de coûts C'est un niveau d'analyse des charges de l'établissement. un centre de coûts correspond à une entité structurelle de l'établissement ou une activité. Un centre de coûts est un collecteur de coûts: il enregistre les charges primaires de type charges directes constatées et éventuellemnt les charges indirectes collectées par d'autres centres de coûts. Un centre de coûts est obligatoirement rattaché à un centre de profit.
Centre de profit Les centres de profit permettent de calculer un résultat analytique. Ils sont alimentés avec les produits dés leur comptabilisation en comptabilité générale et indirectement avec les charges par l'intermédiaire des centres de coûts qui leur sont rattachés. Il doit y avoir au minimum un centre deprofit au sein du périmètre analytique.
Centre financier Objet représentant un élément de la structure d'un établissement et permettant de matérialiser cette structure en unités budgétaires et centres de responsabilité. C'est aussi l'élément sur lequel est mis en place le budget et sur lequel il est exécuté.
Code CGS Code alphanumérique sur 1 caractère permettant d'identifier l'opération sur compte collectif divergent visée et automatiser la détermination du compte divergent associé.
Compte budgétaire Un compte budgétaire représente, en comptabilité budgétaire, une nature de dépense et de recette. Chaque compte budgétaire est un regroupement de comptes comptables (module comptabilité générale FI) de charges et de produits. Dans le module comptabilité budgétaire (FM), c'est le niveau de suivi le plus fin des natures de dépenses/recettes. Les comptes budgétaires sont organisés en hiérarchies.
Compte collectif Compte utilisé dans le cadre d'une comptabilité auxiliaire. Un compte collectif ne peut être imputé directement. Il est affecté aux fiches tiers (fournisseurs, clients) ou aux fiches immobilisation. Types d'auxiliarisation: K pour les fournisseurs D pour les clients A pour les immobilisations Lors d'une saisie de pièce comptable, le compte collectif sert à indiquer le compte général sur lequel les soldes mensuels doivent être mis à jour. L'analyse détaillée des comptes collectifs s'effectue via la comptabilité auxiliaire correspondante. En compta géné, seuls les soldes sont accessibles.
Compte collectif divergent Compte collectif tiers saisi manuellement lors d'une écriture comptable en remplacement du compte centralisateur classique référencé dans la fiche tiers. Le compte collectif divergent est utilisé pour certaines opérations particulières: transfert en contentieux, taxe d'apprentissage.
Computation des seuils Calcul dynamique et automatisé du montant cumulé du besoin et alerte en cas de dépassement des seuils fixés par le service des marchés. Il existe 3 types de combinaisons d'éléments de computation des seuils selon le type de prestation et le caractère récurrent ou ponctuel de l'achat.
type de prestation> type de besoin type de prestation niveau de besoin opération unité fonctionnelle Année
travaux x x x
fournitures/services récurrent x x x x
fournitures/services ponctuel x x x
Constatation du service fait Consiste à vérifier la réalité d'une dette, c'est à dire à vérifier que la personne ou la société avec laquelle l'établissement à traité, a bien accompli ses obligations (quantité livrée par le fournisseur par rapport à un quantité commandée, valeur d'une prestation réalisée par rapport à une valeur de prestation commandée) La constatation du service fait est la première étape de la liquidation. Elle doit être préalable à toute facture. La constatation du service fait peut être totale ou partielle et peut être annulée tant qu'il n'a pas été émis de document de facturation la référençant.
Contrat SAP Objet SAP généré automatiquement pour chaque ordre interne de plus bas niveau, contient les conditions d'achat vis-à-vis du fournisseur, spécifie la valeur cible des commandes et les dates durant lesquelles il est possible de commander. Le contrat contient également un ensemble de données d'achat (ex: groupe de marchandises), les articles et les prix des commandes. Le contrat permet de passer des commandes au fournissuer principal du marché pour la part de marché ou de tranche ou de période ou de lot attribuée à ce fournisseur. Les contrats constituent le support de l'exécution.
Contrôle budgétaire Les contrôles budgétaires permettent pendant une transaction (engagement financier, commande d'achat, facture ...) de vérifier le disponible budgétaire. Lorsque le budget est épuisé à plus de 90% (seuil non paramétrable), un message d'avertissement apparaît. Lorsue le budget est complètement épuisé, un message d'erreur bloquant apparaît. Les contrôles réglementaires sur les crédits limitatifs sont: -Etanchéité des trois masses -Etanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA Autres contrôles réglementaires: -disponible sur l'UB et le chapitre -omptes évaluatifs -enveloppe d'une convention RA. Contrôles optionnels: -enveloppe d'un CR -etanchéité de l'enveloppe d'un CR au sein d'une même masse -disponible sur programme de financement qui matérialise l'enveloppe de crédites du projet pour les conventions et les opérations.
Division Représente le site physique où se font les réceptions fournisseurs. Permet de gérer le périmètre d'accès aux contrats. Porte la notion de secteur de TVA. Est rattachée à une seule société FI mais plusieurs divisions peuvent être rattachées à une même société.
La division est un élément structurel obligatoire en saisie d'un document de vente ou de dépense.
document de vente Il existe différents types de documents de vente. -commandes de recette simple -commandes de prestation interne -contrats périodiques (ex: pour les loyers) -contrats sur conventions simples et à ressources affectées (RA)
domaine du personnel Le domaine du personnel est la société dont dépend l'agent. Le domaine 9999 est affecté pour les agents invités.
Domaine fonctionnel Un domaine fonctionnel est un élément de la nomenclature de gestion (hiérarchisée en destinations et sous-destinations suivant la LOLF) offrant un axe supplémentaire de budgétisation et d'analyse.
Engagement financier Il permet de réserver des crédits en vue d'une dépense. L'engagement financier référence une adresse budgétaire et un montant. Il ne référence ni le fournisseur ni le groupe de marchandises. Il existe 3 types d'engagements financiers: -provisionnel: réalisé en principe en début d'exercice. -spécifique: réalisé en cours d'exercice -sur convention Chaque type d'engagement préalable est modélisé par un type de pièce.
Engagement juridique Commande de fournitures ou de services passée par l'établissement auprès d'un fournisseur. impacte le budget (réservation de crédits) il peut faire référence à un engagement financier préalable ou directement à une adresse budgétaire lorsqu'aucun engagement financier n'a été créé préalablement pour la commande. L'engagement juridique ne référence qu'une seule UB.
fonds Les fonds représentent l'origine des fonds ou leur utilisation. Dans SAP, les origines de financement (ex: ressources propres, subventions...), sont modélisées par le fonds.
infotype Minifiche porteuse d'informations ordonnées sur un agent. Pour un agent, les infotypes suivants sont présents dans SIFAC: -Infotype de mesure: permet de connaître l'état du salarié (actif ou sorti). -Infotype d'affectation: contient des informations sur le statut et la catégorie du salarié ainsi que sur le domaine du personnel et le sous-domaine du personnel. Permet de situer l'agent dans un contexte organisationnel et hiérarchique. -Infotype de données individuelles: Nom, prénom, n° d'INSEE, nationalité de l'agent. Cet infotype permet d'identifier l'agent de manière unique dans le système. -Infotype du régime d'indemnisation des frais de déplacement: renseigne sur le groupe de l'agent (droit ou nom d'utiliser son véhicule personnel et catégorie de ce véhicule), sur son imputation budgétaire et analytique par défaut. Ces données sont rappatriées dans l'ordre de mission mais il est possible de les modifier lors de la saisie de l'ordre de mission. -Infotype d'adresse: décrit l'adresse de l'agent. Peut être décliné en plusieurs sous-types, afin de renseigner l'adresse familiale et celle du lieu de travail. -Infotype des coordonnées bancaires: contient les RIB de l'agent. Peut être décliné en plusieurs sous-types (coordonnées principales pour la paie et coordonnées de frais de déplacement). Rq: les coordonnées bancaires sont obligatoires pour pouvoir transformer un agent en fournisseur, et donc pour pouvoir payer un agent.
Instance d'un système SAP Une instance d'un système SAP est constituée de: -un dispatcher. -des processus de travail qui appartiennent à ce dispatcher. -éventuellement un manager de communication Internet. -les zones de mémoire assignées (buffer, etc...) La configuration d'une instance se fait grâce à un profil d'instance. Ne pas confondre l'instance SAP avec l'instance d'un système de base de données L'instance SAP est un groupe de services R/3 démarrés et arrêtés en même temps. Une instance centrale est un dispatcher offrant tous les processus du système R/3: DVEBMGS
Ledger
marchés publics Un marché public est un contrat conclu à titre onéreux entre les pouvoirs adjudicateurs et des opérateurs économiques publics ou privés, pour répondre à leurs besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services.
mission Une mission est un déplacement effectué dans le cadre professionnel hors du lieu de travail, par une personne rattachée ou non (invitée) à l'établissement. Une mission peut ou non engager des frais. On distingue 3 catégories de mission: -Mission forfaitaire: calcul automatique des indemnités conformément à l'article 3 du décret en vigueur. -Mission frais réels: remboursement de l'agent aux frais réels. -Mission sans frais: permet de garder la trace d'une mission réalisée pour le compte d'un autre établissement.
Ordre interne (OI) Objet SIFAC rapatrié ou saisi dans toutes les transactions de dépense. Il existe différents types d'ordre interne, permettant de modéliser les données d'en-tête, et les données de tranche, de lot ou de période. L'ordre interne permet aussi de modéliser les statuts d'exécution d'un marché.
Organisation commerciale Objet du module d'administration des ventes situé au niveau 1.(au niveau de l'établissement ou du SACD). Il y a une organisation commerciale par société FI.
Organisation d'achat Objet du module de gestion des achats situé au niveau de la personne morale. Une organisation d'achat unique est définie pour l'établissement et ses SACD. C'est l'entité habilitée juridiquement à passer les commandes. Elle représente l'unité organisationnelle en charge de l'achat.
Périmètre analytique Entité organisationnelle au sein de laquelle sont suivis les charges et les produits. Un périmètre analytique rassemble une ou plusieurs sociétés du même nom.
Périmètre financier Ensemble cohérent de règles et de processus budgétaires. Représente la personne morale d'un établissement. Dans SIFAC, on a un périmètre financier par plan de comptes utilisé. ex: un périmètre financier si on utilise seulement le plan de comptes M9.3. Deux périmètres financiers si on utilise M9.3 et M9.1.
programme de financement Ils modélisent, en comptabilité budgétaire, des projets permettant de budgéter et suivre les dépenses et recettes correspondantes. Les programmes de financement (conventions, opérations,...) peuvent s’organiser en hiérarchies. Ils sont utilisés dans SIFAC pour matérialiser la réservation budgétaire effectuée par les Opérations Pluriannuelles.
Secteur d'activité Cet élément dérive le domaine d'activité qui permet la gestion de la lucrativité dans les documents de vente.
service fait non valorisé Le service fait non valorisé n'impacte aucune comptabilité.
service fait valorisé Le service fait valorisé impacte les trois comptabilités.
Société FI Objet du module de comptabilité générale qui se situe au niveau 1 de la hiérarchie (au niveau de l'établissement ou du SACD). Elle représente une entité distincte pour laquelle des états financiers complets (bilan et compte de résultat) sont requis.
Une personne morale est représentée par plusieurs sociétés FI.
Statuts des ordres internes Un marché peut être notifié, repris, clos ou fermé. Une tranche peut être ferme, conditionnelle affermie ou conditionnelle non affermie. Une période (renouvellement d'un marché) ou un lot peuvent être non activés, en cours ou fermés.
Système SAP Un système SAP est contitué de: -une et une seule base de données identifiée par 3 caractères. -une ou plusieurs instances qui peuvent être chacune sur leur propre serveur ou partager un même serveur. Parmi ces instances, il y a l'instance centrale. Un système SAP viable est constitué au minimum d'une base de données et d'une instance centrale. Une instance SAP est toujours identifiée par 3 caractères qui constituent son SID.
Type de pièce Le type de pièce correspond à la notion de journal. Il permet: -à l'utilisateur de visualiser le type d'opération comptable d'origine lors de l'affichage des postes individuels. -à SIFAC de contrôler les types de comptes (fourn., clients..) utilisés, le type d'opération (facture fournisseur, paiement, ..), l'origine du flux .. -Il permet aussi à SIFAC de numéroter la pièce dans une tranche adéquate.